ABASTECIMIENTOS - CONCEPTO - PROCESO

ABASTECIMIENTO

Conjunto de elementos y acciones cuyo resultado va a ser proveer de todas las necesidades de bienes y servicios que requiere la organización para su normal desempeño o desenvolvimiento, siguiendo un orden lógico (programación, adquisición, almacenamiento, distribución, despacho, etc).

1) SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

BASE LEGAL DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

1. - Constitución Política 58º, 76º y 77º.
2. - Decreto Ley N° 22056 del Sistema Nacional de Abastecimientos del 01 de Enero 1978.
3. - Resolución Jefatural N° 118-80 INAP/PDA, Que Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.
4. - Norma General del Sistema de Abastecimiento SA. 05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes.
5. - Norma Técnica de Control Interno para el Área de Abastecimientos y Activo Fijo 300-02 Unidad de Almacén.
6. - Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/PDN, Que Aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Publico Nacional.

¿Qué dice el Decreto Ley N° 22056 del Sistema Nacional de Abastecimientos del 01 de Enero 1978, sobre Abastecimientos?.

Artículo 2

“Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final”.

2) ANTECEDENTES:

El Sistema Nacional de Abastecimiento fue instituido como Sistema de la Administración Pública mediante el Decreto Ley Nº 22056, publicado el 30.12.77 y vigente a partir del año 1978. Su objetivo, entre otras medidas, fue dar unidad, racionalidad y eficiencia a los procesos del Sistema de Abastecimiento de bienes y servicios no personales en los Organismos de la Administración Pública, en armonía con los Planes Nacionales de Desarrollo y dentro de los principios de autoridad y moralidad que garanticen el gasto público. Posteriormente, se emitió el Decreto Ley Nº 22867- Ley que impulsaba el proceso de desconcentración administrativa, estableciendo las decisiones relativas a los procesos técnicos del Abastecimiento de bienes y de servicios no personales en la Administración Pública. La norma estableció que el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) era el ente rector de este Sistema y como órganos de ejecución, las Oficinas de Abastecimiento de los Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y Concejos Municipales. 

3) ÁMBITO DE APLICACIÓN

4) OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS:

• - Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.
• - Asegurar el flujo.
• - Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la Administración Pública.
• - Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisión.
• - Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y distribución de bienes.
• - Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes obsoletos, deteriorados, etc.).
• - Procesamiento más rápido y con mayor exactitud de los grandes volúmenes de bienes y suministros.
• - Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio.
• - Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de recursos.

5) ¿ Qué elementos integran el sistema de abastecimientos?

 

6) PROCESOS TÉCNICOS DEL ABASTECIMIENTO

     El proceso de Abastecimiento esta dividido en tres:

• - Información.
• - Utilización y Preservación.
• - Negociación.

     Cada una de ellas tiene subsistemas como puedes observar en la siguiente imagen.

  

La recepción de mercancías

Desde que hacemos un pedido, hasta que éste se encuentra almacenado, hay que realizar varias operaciones.

El control de las entradas

Cuando el pedido ha sido enviado por el proveedor, lo hemos descargado mediante una carretilla o transpalet, y lo tenemos en la zona de almacenaje, hay que proceder al control de dicha entrada. Este control su pone las siguientes actividades:

a)    Verificación de la mercancía. Se trata de comprobar que el envío incluye todo lo que viene reflejado en el albarán de entrega. Dicho albarán es una relación de las mercancías que se entregan, y lo realiza el vendedor (proveedor). El documento acompañará al envío.

b)  Toma de muestras. En ocasiones, sobre todo cuando se recibe un envío de un proveedor desconocido, conviene tomar muestras del pedido. Dicha actividad consiste en abrir el embalaje e inspeccionar el contenido del mismo. También es conveniente tomar muestras cuando se trata de productos de alto valor, o en los que el proveedor no acepta devolución.

c)  Reflejar por escrito el contenido de la inspección. El verificador debe dejar constancia de su labor. Esta función se realiza en los propios albaranes, donde se reflejan las incidencias que aparecen en la recepción.

Algunas empresas realizan informes de recepción, que son documentos internos donde el verificador confirma la cantidad y estado del envío. En otras ocasiones, para evitar papeleos innecesarios, la empresa sólo realiza informes internos con aquellas recepciones que han presentado alguna incidencia.

  

Santiago López es el encargado de la recepción de artículos. Al revisar los bultos, aprecia una mancha de humedad en las cajas donde van embaladas las motosierras.

Al abrir dichas cajas, determina que 100 de estas unidades están mojadas e inservibles, por lo que procede a devolverlas al proveedor.

Se pide:

•         ¿Cómo se debería reflejar esta circunstancia en el albarán?

•         Rellenar el siguiente modelo de inspección que emplea la empresa:

La codificación de las mercancías

Una vez hecha la verificación, el siguiente paso es dar de entrada el nuevo envío en los registros de la empresa, de tal manera, que quede constancia de que se han recibido los productos y figuren en el stock. Para identificar los distintos tipos de productos (referencias) con las que se trabajan y facilitar su administración, se emplean sistemas de codificación. Estos sistemas asignan un código a cada referencia. Para que este sistema de codificación sea efectivo, debe cumplir una serie de características.

1)    Debe ser fácil de teclear.

2)    Cada código debe ser único para cada referencia. De otro modo, se producirían duplicados que darían lugar a errores.

3)    El sistema de codificación debe ser significativo, es decir, guardar relación con el producto que identifica.

4)    Debe incluir un dígito de control. Un dígito de control está compuesto por uno o varios números que se calculan a partir del resto de números o letras del código.

5)    Este dígito de control sirve para evitar errores de tecleo cuando el almacén está informatizado. Por ejemplo, en el código 85978-8 el dígito de control es el 8, y es una combinación de los demás. Ello supone que si alguien teclea por error el código 85987-8, el 8 ya no se corresponde con el código y el ordenador no lo aceptará.

Un sistema de codificación muy extendido por tener carácter universal, es el denominado EAN-13, que suele traducirse en un código de barras que puede ser leído mediante un escáner, facilitando enormemente la identificación de las mercancías. En la actualidad casi todos los productos que se venden en España están identificados mediante este código, formado por 13 dígitos, cuyo significado se expone a continuación.

•   Prefijo EAN. Los dos primeros dígitos se corresponden con el organismo codificador. En España este organismo es AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial), y le corresponde el prefijo 84.

•       Código Creador del Producto. Está asignado por AECOC a aquellas empresas que colocan el producto en el mercado, y que controla el proceso de etiquetado. Este código se asigna de forma unívoca, es decir, cada código corresponde a una sola empresa, y cada empresa tiene un solo código.

•       Código de Identificación del Producto. La empresa que posee un código creador del producto puede asignar a sus productos el C.I.P. de forma libre, con la única restricción de que este código debe estar formado por cinco dígitos y que debe existir un único código por artículo.

 Sistemas de ubicación

Una vez verificado el pedido, el paso siguiente es decidir el lugar donde lo vamos a colocar dentro del almacén. Este lugar dependerá del sistema de gestión de ubicaciones que haya elegido la empresa para ordenar su almacén. Los sistemas más empleados son tres:

 a)  Almacenamiento ordenado.

Se puede definir como aquel tipo de almacenamiento que otorga un único lugar para cada producto. Por lo tanto, se trata de establecer los espacios adecuados de tal forma que en las ubicaciones no puedan colocarse más que mercancías de una misma referencia.

Este sistema presenta la ventaja fundamental de que las reglas para localizar y manipular las mercancías, así como el control y el recuento se simplifica enormemente. Es además el único medio a utilizar cuando existen mercancías que por su naturaleza perecedera o peligrosa, o bien por su excesivo tamaño peso o volumen, requieran de sitios específicos en el almacén.

Su principal desventaja es que se desaprovecha mucho espacio, al no poder emplear los huecos libres asignados a una mercancía para colocar otros productos distintos. Este problema disminuye si existe flexibilidad en las asignaciones de espacios, de tal modo que las zonas aumenten o disminuyan según las fluctuaciones de la demanda de los productos (sobre todo si la demanda presenta un componente estacional).

b)  Almacenamiento desordenado, o aleatorio.

Consiste en colocar las mercancías en los lugares o huecos que quedan libres, a medida que van llegando, sin que exista ningún lugar predefinido para cada referencia. Es este tipo de almacenamiento las ubicaciones deben tener unas dimensiones estándar para en cualquier momento poder ser ocupadas con cualquiera de los productos que pueda recibir el almacén.

La ventaja principal de este sistema es que aprovecha al máximo la capacidad del almacén, de tal modo que éste puede ser llenado en cualquier circunstancia.

Su desventaja principal es que requiere mucho más control de la mercancía, además de dificultar los recuentos.

Este tipo de sistemas funcionan mediante ordenadores, que son los encargados de decidir la ubicación que tiene que tener un palet, en función de su rotación, fechas de caducidad, etc.

c) Almacenamiento a granel.

Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir, de aquellos que no están estructurados en forma de unidades de carga, además de otros productos tales como líquidos, graneles, etc.

Independientemente de si el almacenaje es ordenado o desordenado, en los almacenes se emplean otros criterios para colocar la mercancía de tal manera que los movimientos se reduzcan al máximo. Unos de los más importantes es el denominado criterio ABC.

Según este criterio el factor que condiciona, de forma muy elevada, los costes de manipulación dentro de un almacén, es el de los recorridos que es preciso hacer para recoger los artículos en sus lugares de almacenamiento (picking). Estos costes se pueden reducir situando los productos con mayor movimiento cerca de las zonas de salida.

En varios estudios realizados en distintos almacenes se ha llegado a las siguientes conclusiones:

    

1)    Un pequeño número de referencias posee un elevado porcentaje de salidas.

2)    En el otro extremo, un porcentaje muy numeroso de referencias tienen un escaso volumen de pedidos.

Esto es una situación normal en la distribución comercial que se conoce con el nombre

de la regla 20/80.

Atendiendo a esta clasificación de artículos conviene dividir el almacén en zonas diferenciadas, de tal forma que cada uno responda óptimamente a las características de los productos allí ubicados.

•         ZONA DE PRODUCTOS A

Debido a que son los productos con un mayor volumen de salidas, se intentarán colocar cerca de la zona de expedición. Hay que tener en cuenta que estos productos son los menos numerosos en el almacén, por lo que el espacio a dedicar en el almacén no es muy elevado.

•         ZONA DE PRODUCTOS B

Son un grupo numeroso en cuanto al número de referencias que compone, pero con un nivel de salidas medio. Hay que otorgarle ubicaciones con una buena accesibilidad.

•         ZONA DE PRODUCTOS C

Los artículos de esta clase tienen la peculiaridad de que sus pedidos son escasos, siendo, sin embargo, los más numerosos dentro del almacén.

Estos productos se almacenarán en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las operaciones habituales del almacén.

Además del criterio ABC, en los almacenes se suelen emplear otras normas de colocación

de mercancías, tales como:

1.     Compatibilidad.

Se trata de decidir qué productos pueden estar almacenados unos junto a otros y cuáles no. Por ejemplo, no es recomendable colocar productos corrosivos junto a productos alimenticios.

     2.     Complementariedad.

En este caso, se intentarán colocar cercanos los productos que se suelen solicitar en un mismo pedido.

3.     Tamaño y peso.

Por ejemplo, se intentará que los recorridos con mercancías de gran tamaño y volumen sean los menores posibles.

Sistemas de localización, Etiquetas de producto y estante

A la hora de asignar una ubicación a una carga determinada, ésta debe estar perfectamente definida para ser localizada posteriormente, sobre todo, si estamos trabajando en un sistema desordenado. Para definir las ubicaciones, se suele emplear un sistema de coordenadas, compuestas de números, letras o combinación de ambas. Para definir las ubicaciones se desarrollan los siguientes pasos:

1. Se define la zona del almacén.

2. Se identifica el hueco o ubicación concreta mediante alguno de estos dos sistemas.

• Numeración por estanterías

Consiste en numerar las estanterías. Posteriormente se numerarán los distintos niveles de profundidad de cada estantería. Por último, para cada uno de los niveles anteriores se numerarán las distintas alturas de la estantería.

• Numeración por pasillos

Igual que el anterior, pero en lugar de las estanterías, se numerarán los pasillos, para posteriormente ir numerando a derecha e izquierda los distintos niveles de profundidad.

Una vez definido el sistema de localización, mediante un vector de coordenadas podemos encontrar cada una de las ubicaciones del almacén.

Por ejemplo, si estamos empleando un sistema de numeración por estanterías, la coordenada (A,B,6,3), significaría que el palet solicitado estará en la zona A, estantería B, nivel de profundidad de pasillo 6, y altura 3. De esta forma, se definen con un código todas las ubicaciones del almacén.

Los códigos de cada uno de los huecos del almacén se suelen colocar en los distintos estantes. Muchas veces las coordenadas se traducen a un código de barras, de tal manera que puedan ser leídos por un lector de infrarrojos.

Cuando se da de entrada una mercancía se la coloca una etiqueta. Esta etiqueta contiene una serie de datos, tales como:

•         Código EAN del producto.

•         Código interno empleado por la empresa.

•         Descripción.

•         Fecha de caducidad.

•         Ubicación (coordenadas) que le corresponden. Esta ubicación se la suele dar un ordenador, según los criterios definidos por la empresa.

•         Otros datos de interés.

Esta etiqueta sirve para que la persona encargada de colocar la carga en la zona de almacenaje sepa el lugar donde debe ubicarla.

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