La recepción de mercancías
Desde que
hacemos un pedido, hasta que éste se encuentra almacenado, hay que realizar varias
operaciones.
El control de las entradas
Cuando el pedido ha sido enviado por el proveedor, lo
hemos descargado mediante una carretilla o transpalet, y lo tenemos en la zona
de almacenaje, hay que proceder al control de dicha entrada. Este control su pone
las siguientes actividades:
a) Verificación
de la mercancía. Se trata de comprobar que el envío incluye todo lo que viene
reflejado en el albarán de entrega. Dicho albarán es una relación de las mercancías
que se entregan, y lo realiza el vendedor (proveedor). El documento acompañará al
envío.
b) Toma
de muestras. En ocasiones, sobre todo cuando se recibe un envío de un proveedor
desconocido, conviene tomar muestras del pedido. Dicha actividad consiste en
abrir el embalaje e inspeccionar el contenido del mismo. También es conveniente
tomar muestras cuando se trata de productos de alto valor, o en los que el proveedor
no acepta devolución.
c) Reflejar
por escrito el contenido de la inspección. El verificador debe dejar constancia
de su labor. Esta función se realiza en los propios albaranes, donde se
reflejan las incidencias que aparecen en la recepción.
Algunas empresas
realizan informes de recepción, que son documentos internos donde el
verificador confirma la cantidad y estado del envío. En otras ocasiones, para evitar
papeleos innecesarios, la empresa sólo realiza informes internos con aquellas recepciones
que han presentado alguna incidencia.
Santiago López
es el encargado de la recepción de artículos. Al revisar los bultos, aprecia
una mancha de humedad en las cajas donde van embaladas las motosierras.
Al abrir dichas
cajas, determina que 100 de estas unidades están mojadas e inservibles, por lo
que procede a devolverlas al proveedor.
Se pide:
•
¿Cómo se debería
reflejar esta circunstancia en el albarán?
•
Rellenar el siguiente
modelo de inspección que emplea la empresa:
La codificación de las mercancías
Una vez hecha la
verificación, el siguiente paso es dar de entrada el nuevo envío en los
registros de la empresa, de tal manera, que quede constancia de que se han
recibido los productos y figuren en el stock. Para identificar los distintos
tipos de productos (referencias) con las que se trabajan y facilitar su
administración, se emplean sistemas de codificación. Estos sistemas asignan un
código a cada referencia. Para que este sistema de codificación sea efectivo,
debe cumplir una serie de características.
1) Debe
ser fácil de teclear.
2) Cada
código debe ser único para cada referencia. De otro modo, se producirían duplicados
que darían lugar a errores.
3) El
sistema de codificación debe ser significativo, es decir, guardar relación con
el producto que identifica.
4) Debe
incluir un dígito de control. Un dígito de control está compuesto por uno o varios
números que se calculan a partir del resto de números o letras del código.
5) Este
dígito de control sirve para evitar errores de tecleo cuando el almacén está informatizado.
Por ejemplo, en el código 85978-8 el dígito de control es el 8, y es una
combinación de los demás. Ello supone que si alguien teclea por error el código
85987-8, el 8 ya no se corresponde con el código y el ordenador no lo aceptará.
Un sistema de
codificación muy extendido por tener carácter universal, es el denominado EAN-13,
que suele traducirse en un código de barras que puede ser leído mediante un
escáner, facilitando enormemente la identificación de las mercancías. En la
actualidad casi todos los productos que se venden en España están identificados
mediante este código, formado por 13 dígitos, cuyo significado se expone a
continuación.
• Prefijo EAN.
Los dos primeros dígitos se corresponden con el organismo codificador. En
España este organismo es AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial),
y le corresponde el prefijo 84.
• Código Creador del
Producto. Está
asignado por AECOC a aquellas empresas que colocan el producto en el mercado, y
que controla el proceso de etiquetado. Este código se asigna de forma unívoca,
es decir, cada código corresponde a una sola empresa, y cada empresa tiene un
solo código.
• Código de
Identificación del Producto. La
empresa que posee un código creador del producto puede asignar a sus productos
el C.I.P. de forma libre, con la única restricción de que este código debe
estar formado por cinco dígitos y que debe existir un único código por
artículo.
Sistemas de ubicación
Una vez
verificado el pedido, el paso siguiente es decidir el lugar donde lo vamos a
colocar dentro del almacén. Este lugar dependerá del sistema de gestión de
ubicaciones que haya elegido la empresa para ordenar su almacén. Los sistemas
más empleados son tres:
a) Almacenamiento ordenado.
Se
puede definir como aquel tipo de almacenamiento que otorga un único lugar para
cada producto. Por lo tanto, se trata de establecer los espacios adecuados de
tal forma que en las ubicaciones no puedan colocarse más que mercancías de una
misma referencia.
Este
sistema presenta la ventaja fundamental de que las reglas para localizar y manipular
las mercancías, así como el control y el recuento se simplifica enormemente. Es
además el único medio a utilizar cuando existen mercancías que por su naturaleza
perecedera o peligrosa, o bien por su excesivo tamaño peso o volumen, requieran
de sitios específicos en el almacén.
Su
principal desventaja es que se desaprovecha mucho espacio, al no poder emplear los
huecos libres asignados a una mercancía para colocar otros productos distintos.
Este problema disminuye si existe flexibilidad en las asignaciones de espacios,
de tal modo que las zonas aumenten o disminuyan según las fluctuaciones de la
demanda de los productos (sobre todo si la demanda presenta un componente
estacional).
b) Almacenamiento desordenado, o aleatorio.
Consiste
en colocar las mercancías en los lugares o huecos que quedan libres, a medida
que van llegando, sin que exista ningún lugar predefinido para cada referencia.
Es este tipo de almacenamiento las ubicaciones deben tener unas dimensiones
estándar para en cualquier momento poder ser ocupadas con cualquiera de los
productos que pueda recibir el almacén.
La
ventaja principal de este sistema es que aprovecha al máximo la capacidad del almacén,
de tal modo que éste puede ser llenado en cualquier circunstancia.
Su
desventaja principal es que requiere mucho más control de la mercancía, además de
dificultar los recuentos.
Este
tipo de sistemas funcionan mediante ordenadores, que son los encargados de decidir
la ubicación que tiene que tener un palet, en función de su rotación, fechas de
caducidad, etc.
c)
Almacenamiento a granel.
Se
trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir, de aquellos que no
están estructurados en forma de unidades de carga, además de otros productos
tales como líquidos, graneles, etc.
Independientemente
de si el almacenaje es ordenado o desordenado, en los almacenes se emplean
otros criterios para colocar la mercancía de tal manera que los movimientos se
reduzcan al máximo. Unos de los más importantes es el denominado criterio ABC.
Según este
criterio el factor que condiciona, de forma muy elevada, los costes de manipulación
dentro de un almacén, es el de los recorridos que es preciso hacer para recoger
los artículos en sus lugares de almacenamiento (picking). Estos costes se
pueden reducir situando los productos con mayor movimiento cerca de las zonas
de salida.
En varios
estudios realizados en distintos almacenes se ha llegado a las siguientes
conclusiones:
1) Un
pequeño número de referencias posee un elevado porcentaje de salidas.
2) En
el otro extremo, un porcentaje muy numeroso de referencias tienen un escaso volumen
de pedidos.
Esto es una
situación normal en la distribución comercial que se conoce con el nombre
de la regla
20/80.
Atendiendo a
esta clasificación de artículos conviene dividir el almacén en zonas diferenciadas,
de tal forma que cada uno responda óptimamente a las características de los
productos allí ubicados.
•
ZONA DE PRODUCTOS A
Debido
a que son los productos con un mayor volumen de salidas, se intentarán colocar
cerca de la zona de expedición. Hay que tener en cuenta que estos productos son
los menos numerosos en el almacén, por lo que el espacio a dedicar en el almacén
no es muy elevado.
•
ZONA DE PRODUCTOS B
Son
un grupo numeroso en cuanto al número de referencias que compone, pero con un
nivel de salidas medio. Hay que otorgarle ubicaciones con una buena
accesibilidad.
•
ZONA DE PRODUCTOS C
Los
artículos de esta clase tienen la peculiaridad de que sus pedidos son escasos, siendo,
sin embargo, los más numerosos dentro del almacén.
Estos productos
se almacenarán en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las
operaciones habituales del almacén.
Además del
criterio ABC, en los almacenes se suelen emplear otras normas de colocación
de mercancías,
tales como:
1.
Compatibilidad.
Se
trata de decidir qué productos pueden estar almacenados unos junto a otros y
cuáles no. Por ejemplo, no es recomendable colocar productos corrosivos junto a
productos alimenticios.
2.
Complementariedad.
En
este caso, se intentarán colocar cercanos los productos que se suelen solicitar
en un mismo pedido.
3.
Tamaño y peso.
Por
ejemplo, se intentará que los recorridos con mercancías de gran tamaño y
volumen sean los menores posibles.
Sistemas de localización, Etiquetas de
producto y estante
A la hora de
asignar una ubicación a una carga determinada, ésta debe estar perfectamente definida
para ser localizada posteriormente, sobre todo, si estamos trabajando en un
sistema desordenado. Para definir las ubicaciones, se suele emplear un sistema
de coordenadas, compuestas de números, letras o combinación de ambas. Para
definir las ubicaciones se desarrollan los siguientes pasos:
1. Se define la
zona del almacén.
2. Se identifica
el hueco o ubicación concreta mediante alguno de estos dos sistemas.
•
Numeración por estanterías
Consiste
en numerar las estanterías. Posteriormente se numerarán los distintos niveles de
profundidad de cada estantería. Por último, para cada uno de los niveles
anteriores se numerarán las distintas alturas de la estantería.
•
Numeración por pasillos
Igual
que el anterior, pero en lugar de las estanterías, se numerarán los pasillos, para
posteriormente ir numerando a derecha e izquierda los distintos niveles de profundidad.
Una vez definido
el sistema de localización, mediante un vector de coordenadas podemos encontrar
cada una de las ubicaciones del almacén.
Por ejemplo, si
estamos empleando un sistema de numeración por estanterías, la coordenada (A,B,6,3),
significaría que el palet solicitado estará en la zona A, estantería B, nivel
de profundidad de pasillo 6, y altura 3. De esta forma, se definen con un
código todas las ubicaciones del almacén.
Los códigos de
cada uno de los huecos del almacén se suelen colocar en los distintos estantes.
Muchas veces las coordenadas se traducen a un código de barras, de tal manera que
puedan ser leídos por un lector de infrarrojos.
Cuando se da de
entrada una mercancía se la coloca una etiqueta. Esta etiqueta contiene una
serie de datos, tales como:
•
Código EAN del producto.
•
Código interno empleado por la
empresa.
•
Descripción.
•
Fecha de caducidad.
•
Ubicación (coordenadas) que le
corresponden. Esta ubicación se la suele dar un ordenador, según los criterios
definidos por la empresa.
•
Otros datos de interés.
Esta etiqueta
sirve para que la persona encargada de colocar la carga en la zona de almacenaje
sepa el lugar donde debe ubicarla.
